Koliko denarja in izgubljenih priložnosti zapravite zaradi nefunkcionalnih vedenj v vašem podjetju?

Kaj naredite, ko se v vaši organizaciji začnejo pojavljati vedenja kot so:

  • pretirana birokracija,
  • govorice,
  • ne sprejemanje odgovornosti,
  • obtoževanje drugih ob neuspehih,
  • notranja tekmovalnost in solo akcije,
  • skrivanje informacij in »všečno« poročanje,
  • pasivnost in prodajanje megle,
  • izogibanje odločanju in počasnost,
  • medosebni konflikti in loputanje z vrati,
  • zmeda, slaba kakovost izvedbe, nešteto sestankov, ki nimajo jasnih sklepov in se nihče ne drži dogovorov, manipulacija, ustrahovanje, …

Uvedete takrat še več nadzornih sistemov, politik, pravilnikov, sankcij ali raziščete vzroke in jih odpravite? Znate izmeriti, katera so ta vedenja? Veste, koliko vas stanejo in v denarju in v izgubi priložnosti za razvoj poslovanja?

Rak organizacij – kulturna entropija

Vse zgoraj navedena vedenja so nefunkcionalna vedenja, ki jemljejo energijo, fokus in motivacijo za doseganje skupnih ciljev organizacije. Vsem tem nefunkcionalnim vedenjem organizacije rečemo  organizacijska ali kulturna entropija.

Organizacijska (ali kulturna) entropija je stopnja nefunkcionalnih vedenj, ki se rezultira v neproduktivnem delu zaposlenih. Je eden ključnih faktorjev, ki zavirajo razvoj organizacij, kot jih zahteva 21.stoletje – agilne, prilagodljive, sodelovalne  organizacije, ki so odporne na izzive in spremembe ter sposobne dolgoročno dosegati finančna in druga pričakovanja deležnikov.

Kulturna  entropija je sestavljena iz treh faktorjev:

  1. Faktorji, ki zaustavljajo hitrost organizacije in preprečujejo hitro sprejemanje odločitev – birokracija, hierarhija, zmeda, gašenje požarov, rigidnost
  2. Faktorji, ki povzročajo trenja med zaposlenimi – interna tekmovalnost, obtoževanje, manipulacija, rivalstvo, ustrahovanje, manipulacija
  3. Faktorji, ki preprečujejo zaposlenim, da bi delali učinkovito – nadzor, opreznost, mikro – management, kratkoročna usmerjenost, nesigurnost zaposlitve, strah pred tveganjem.

Kulturno entropijo znamo izmeriti. Tudi vemo, kakšna stopnja entropije je še sprejemljiva in kakšna stopnja predstavlja visoko tveganje:

  • do 10% je normalna in takšno organizacijo lahko okličemo za zdravo organizacijo,
  • med 11 in 20% se začnejo pojavljati manjše težave, tipično na nivoju sistemov in procesov,
  • med 21 in 30% to vpliva na resnejše težave z uspešnostjo organizacije (nezmožnostjo doseganja zastavljenih ciljev),
  • med 31 in 40% se to že kaže v resnih finančnih težavah in je tako organizacija že življenjsko ogrožena,
  • višja od 41% grozi organizaciji hiter propad, če organizacija sploh še obstaja

 Primer organizacijske entropije

Recimo, da so v organizaciji prisotne potencialne nefunkcionalnosti kot so birokracija, interno tekmovanje in hierarhija. Vsi trije faktorji temeljijo na strahu. Za birokracijo se skriva strah kot »stvari bodo razpadle, če ne bo vzpostavljen red« ali »ljudje bodo goljufali sistem, če ne bo nadzora«. Zato se akcije in vedenja stalno nadzoruje in preverja. V hierarhičnih strukturah je prisoten strah, da »ljudem ni za zaupati«, zato jih je potrebno skrbno nadzorovati. Razlog, zakaj ljudje interno tekmujejo namesto, da bi sodelovali se skriva v pomanjkanju samozaupanja (strah, da nisem dovolj dober, spoštovan,… s strani drugih). Taki ljudje se osredotočajo na lasten interes in ne na skupne cilje ter tako izkazujejo vedenja kot so skrivanje informacij, samostojne ad-hoc akcije,  obtoževanje drugih,… .

Vse te aktivnosti, ki temeljijo na strahu, ustvarjajo organizacijsko entropijo. Energija, ki se porablja za takšna vedenja, tako ni na voljo za koristno delo. Napori in čas, ki se vlagajo v takšna vedenja, se rezultirajo v zmanjšani produktivnosti, učinkovitosti in zamujenih priložnostih.

Kako lahko izračunamo vpliv teh vedenj na finančne rezultate?

Zaposlene prosimo, da izpolnijo spodnjo tabelo za identificirane potencialno omejujoče faktorje (v našem primeru birokracija, hierarhija, interna tekmovalnost). V % označijo , koliko njihove energije se izgubi zaradi teh faktorjev ter kaj so konkretni primeri nefunkcionalnosti, ki jih ti faktorji povzročajo.

Omejujoči faktorji (vedenje) Izgubljena produktivnost

Koliko vaše produktivnosti je izgubljene zaradi teh faktorjev v odstotkih

Izgubljena

Priložnost*

Koliko priložnosti je izgubljenih zaradi teh faktorjev v odstotkih

Navedite konkretne primere
Birokracija 20% 5% Zaradi izjemno dolgega procesa odobritve ponudbe stoji prodajni proces in stranke čakajo na ponudbo več kot 10 dni. Dogaja se, da zamujamo rok oddaje ponudbe ali da je ponudba nepopolna.
Hierarhija 30% 20% Zaradi prepočasnega sprejemanja odločitev projekti stojijo in se pojavljajo zamude pri realizaciji nalog.
Interna tekmovalnost 15% 20% Zaradi tekmovalnosti posameznikov  se dogaja da konkuriramo pri isti stranki ali pa ni prenosa bistvenih informacij za kakovostno izvedbo projektov in se to rezultira v penalih ali slabo opravljenih nalog na projektu.

Tabela: Primer izgubljene produktivnosti in izgubljenih priložnosti zaradi disfunkcionalnih vedenj v podjetju X . * Izpolnjuje le vodstvo in prodaja.

Nato seštejemo strošek izgubljene produktivnosti (A) in strošek izgubljenih priložnosti (B).

A: Strošek izgubljene produktivnosti = povprečje izgubljene produktivnosti (v %) * skupni stroški zaposlenih (vsi direktni stroški).

B: Strošek izgubljenih priložnosti = povprečje izgubljenih priložnosti (v %) * celotna prodaja.

Seštevek obeh nam da približen vpogled, koliko stanejo organizacije nefunkcionalna vedenja. Seveda ta izračun ni znanstven, vendar daje vpogled v to, kako nefunkcionalna vedenja v organizaciji vplivajo na končne finančne rezultate.

Za zgornji primer bi tako bil izračun recimo:

Podjetje ima 100 zaposlenih. Skupni stroški zaposlenih so 4M letno, skupna prodaja letno je 10M. Povprečje izgubljene produktivnosti v % = 30% , povprečje izgubljenih priložnosti, identificiranih s strani vodstva in prodaje = 20%.

A = 30% * 4.000.000 , B = 20% * 10.000.000.

Strošek za podjetje zaradi nefunkcionalnih vedenj tako znaša 1.200.000 EUR (A) + 2.000.000 EUR (B) = 3.200.000 EUR.

Tudi, če je kalkulacija površna in ni stoodstotno znanstvena kaže na to, da se splača ukvarjati z zmanjševanjem disfunkcionalnih vedenj v organizaciji.

Kako zmanjšati kulturno entropijo?

Formula je enostavna. Najprej moramo izmeriti, kakšna je stopnja nefunkcionalnih vedenj, ki nam jemlje energijo, fokus in zavira kreativnost. Torej, naredimo DIAGNOSTIKO. Glede na rezultate diagnostike načrtujemo PRAVE spremembe na PRAVI način. Ter jih nato vpeljemo tako, da podpremo vodstvo in ostale zaposlene pri spremembi vedenj. Temu procesu rečemo usklajevanje vseh ključnih elementov organizacije.

Proces usklajevanja vseh ključnih elementov je sodelovalni proces. Ni neka znanstvena fantastika, zahteva pa  disciplino, zavezanost spremembi in doslednost. Sam proces je enostavno razumeti, zahteva pa resno zavezo implementaciji procesa in sprememb, ki jih prinaša. A je vreden truda. Definitivno ni to enkratno dejanje, ni »quick fix«, ki se ga magično izvede na eni delavnici, temveč je inovativen pristop k vodenju sodobnih organizacij.

Proces se osredotoča na to, kakšno prihodnost želimo ustvariti, kako povezati vse dele organizacije, da bo delovala kot vzpodbuden sistem, ki bo pripomogel k ustvarjanju »flow«-a, sprostitvi kreativne energije zaposlenih, disciplinirani in odgovorni izvedbi strategije, kjer imajo zaposleni t.i. odgovorno svobodo (čutijo  lastništvo nad nalogami in jih motivirano in avtonomno izvajajo). Cilj je, da se organizacija stalno razvija na temeljih zaupanja (iz zaupanja pride inovativnost, agilnost in odpornost organizacije) ter presega zastavljene rezultate.

Proces zahteva dva pogoja, da je lahko uspešen:

  • Iskrena zaveza vodstva k vpeljevanju sprememb in s tem tudi k osebni rasti. Brez te zaveze bo ves trud zaman.
  • Izkušen moderator, ki se procesa loti na sistemski ravni, ima praktične izkušnje iz delovanja organizacij ter poglobljeno razumevanje organizacijske dinamike. Ter veliko potrpljenja J.

 

Želite popeljati organizcijo na višji nivo preko sistemske preobrazbe in ustvariti pogoje za dolgoročno uspešnost? Kontaktirajte nas, da se pogovorimo o vaši specifični situaciji!

 

 

0 odzivov

Povej mnenje

Bi se pridružili pogovoru?
Feel free to contribute!

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja